CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTES POUR EVENT WALLONIA PAR HOPE ASBL

Conditions générales de participation et de vente 

HOPE ASBL – Version révisée [n°2 / 01/09/2026] 

Article 1 – Définitions

1. Organisateur : HOPE ASBL, association sans but lucratif de droit belge, BCE n° 0675 418 324 , siège Rue Basse Marcelle 26 5000 NAMUR, organisatrice du Salon. Elle agit ici comme entreprise au sens du Code de droit économique.
2. Salon ou Événement : le salon Event Wallonia ou les networkings, rassemblement professionnel destiné aux acteurs du secteur événementiel, qui se tient dans le Bénélux. Le salon EVENT WALLONIA se tiendra les mardi 9 et mercredi 10 février 2027.
3. Candidat : toute personne physique ou morale agissant à titre professionnel qui soumet une demande de participation.
4. Exposant : Candidat dont la demande a été acceptée par l’Organisateur.
5. Emplacement : zone du Salon attribuée à l’Exposant.
6. Tarifs : barème en vigueur des frais d’inscription, de l’Emplacement, du raccordement électrique et des options, exprimé hors TVA.
7. Sommes dues : toutes les sommes dues à l’Organisateur par l’Exposant à la suite de l’acceptation, en principal, options, indemnités, pénalités et frais compris.
8. Produits exposés : produits, services ou matériels présentés par l’Exposant.
9. Date d’ouverture : premier jour d’ouverture officielle du Salon.
10. Règlement technique : le guide de l’exposant, les consignes de sécurité et le règlement du lieu, communiqués à l’Exposant et qui font partie du contrat.
11. Écrit : tout support durable, y compris le courriel et la plateforme d’inscription en ligne.

Article 2 – Champ d’application, opposabilité et nature du contrat

1. Les présentes conditions régissent toute relation entre l’Organisateur et le Candidat ou l’Exposant, de la demande de participation à la fin du démontage.
2. Le Candidat déclare agir exclusivement à des fins professionnelles et communique son numéro d’entreprise (BCE) et de TVA. Les règles de protection des consommateurs ne s’appliquent pas.
3. Elles sont acceptées par signature, par case à cocher lors de l’inscription en ligne ou par toute demande de participation après qu’elles ont été mises à disposition du Candidat. Les conditions générales ou d’achat du Candidat sont expressément exclues, même s’il les invoque dans un document ultérieur.
4. Le contrat est une convention de mise à disposition temporaire d’un Emplacement, assortie de prestations d’organisation. Il ne constitue ni un bail, ni un bail commercial, ni un droit à l’occupation d’un lieu après le Salon.

Article 3 – Demande de participation

1. La demande se fait par le formulaire officiel, par la plateforme d’inscription en ligne, par courriel ou par une convention de participation signée.
2. La demande vaut offre ferme et irrévocable de participer aux présentes conditions et aux Tarifs. Elle lie le Candidat pendant 30 jours à compter de sa réception, ou jusqu’à la décision de l’Organisateur si elle intervient avant.
3. Une demande incomplète, inexacte ou non conforme peut être rejetée. Le Candidat est tenu de donner des informations exactes et de signaler sans délai tout changement.

Article 4 – Évaluation de la demande

1. L’Organisateur accepte ou refuse librement chaque demande, sur la base notamment de la disponibilité des espaces, de la cohérence avec la thématique du Salon, de la qualité et de la diversité des projets présentés.
2. Il peut aussi refuser une demande lorsque le Candidat ne respecte pas ou n’a pas respecté les règles applicables, a un historique de manquements lors d’autres événements, présente un solde impayé ou est susceptible de nuire à la réputation du Salon. Cette liste n’est pas limitative.
3. Le refus n’ouvre droit à aucune indemnité. Si le Candidat a versé une somme, elle lui est remboursée.
4. L’absence de réponse dans les 30 jours vaut refus.

Article 5 – Formation du contrat

1. Le contrat est formé par l’acceptation écrite de l’Organisateur, notifiée par courriel, par la facture ou par la signature de la convention de participation. Il reste soumis au respect par l’Exposant de ses obligations, en particulier de paiement.
2. L’acceptation ne confère aucun droit à participer à une édition ultérieure.

Article 6 – Prix, facturation et paiement

1. Prix. Tous les prix s’entendent hors TVA et hors frais de service non listés dans les Tarifs. La TVA est facturée au taux en vigueur.
2. Majoration tardive. À partir du 15 décembre 2026, les Tarifs sont majorés de 20 % pour toute demande de participation et toute option ou commande complémentaire reçue à compter de cette date. La majoration est calculée sur le prix de base du Tarif en vigueur avant cette date.
3. Acomptes. Les paiements ci-dessous sont des acomptes et non des arrhes : ils ne donnent pas à l’Exposant la faculté de se dédire en les abandonnant.
4. Échéancier :
   1. Acompte de 50 % du montant total : payable dans les 8 jours de la facture émise après l’acceptation, ou dans les 8 jours de la signature de la convention de participation ou de l’inscription sur la plateforme.
   2. Solde : payable au plus tard 120 jours avant la Date d’ouverture.
   3. Commandes techniques : à passer et à régler au plus tard 60 jours avant la Date d’ouverture.
   4. Si la demande est acceptée moins de 120 jours avant la Date d’ouverture, l’acompte et le solde sont exigibles ensemble dès réception de la facture. Toute facture émise moins de 30 jours avant le Salon est payable immédiatement.
   5. Dans les autres cas, les factures sont payables dans les 30 jours de leur date.
5. Facturation électronique. L’Exposant accepte de recevoir les factures par voie électronique à l’adresse qu’il a communiquée. Il tient cette adresse à jour.
6. Contestation. Toute contestation de facture est notifiée par Écrit motivé dans les 8 jours de sa réception. La partie non contestée reste payable à l’échéance. À défaut de contestation dans ce délai, la facture est réputée acceptée.
7. Frais administratifs. Des frais de 30 € peuvent être facturés pour la correction d’une facture rendue nécessaire par une information erronée ou modifiée par l’Exposant.
8. Retard de paiement. À défaut de paiement à l’échéance, et sans mise en demeure :
   1. des intérêts de retard sont dus au taux fixé par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (taux directeur de la BCE majoré de 8 points) ;
   2. une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé, avec un minimum de 125 €, est due pour frais de recouvrement, sans préjudice des frais de justice et honoraires, dans les limites de la loi ;
   3. après un rappel resté sans effet pendant 7 jours, l’Organisateur peut suspendre l’exécution de ses obligations (y compris les commandes techniques et la remise des badges), refuser l’accès à l’Emplacement et le réattribuer. Les Sommes dues et l’indemnité de l’article 7 restent dues.
9. Compensation. L’Exposant ne peut compenser une dette envers l’Organisateur avec une créance qu’il prétend avoir contre lui, sauf accord écrit ou créance certaine, liquide et exigible.

Article 7 – Annulation, réduction ou modification à la demande de l’Exposant

1. Toute annulation, réduction de superficie ou demande de changement d’Emplacement est notifiée par Écrit à l’Organisateur, qui en accuse réception. La date de réception fait foi. Aucune demande de réduction, de modification ou d’annulation n’est recevable moins de 60 jours avant la Date d’ouverture.
2. En cas d’annulation, l’Exposant doit une indemnité forfaitaire de résiliation, calculée sur le montant total hors TVA de sa participation (Emplacement, options et commandes techniques passées), selon la date de réception de la notification :
   1. au moins 6 mois avant la Date d’ouverture : 50 % ;
   2. moins de 6 mois et au moins 3 mois avant la Date d’ouverture : 75 % ;
   3. moins de 3 mois avant la Date d’ouverture : 100 %.
3. Cette indemnité couvre forfaitairement le dommage de l’Organisateur lié à l’indisponibilité de l’Emplacement et à la perte de sa possibilité de le commercialiser. Les acomptes versés s’y imputent, le solde étant payable dans les 15 jours.
4. Une réduction de superficie s’analyse comme une annulation partielle : l’indemnité s’applique à la partie supprimée. Elle est soumise à l’accord de l’Organisateur, qui tient compte de ses contraintes d’organisation, et peut entraîner des frais supplémentaires communiqués à l’avance.
5. Un changement d’Emplacement demandé par l’Exposant dépend des disponibilités et de l’accord de l’Organisateur.

Article 8 – Emplacements

1. L’Organisateur attribue les Emplacements en fonction des impératifs d’organisation, de sécurité et d’équilibre du Salon, et peut en modifier la localisation, les dimensions ou la configuration pour ces motifs, après en avoir informé l’Exposant. L’Emplacement ainsi modifié est de surface et de qualité commerciale raisonnablement équivalentes.
2. Si la superficie est réduite, le prix est ajusté proportionnellement. Si la modification est substantielle et défavorable à l’Exposant, celui-ci peut résilier dans les 8 jours de la notification de la modification, sans indemnité de résiliation, et obtient le remboursement des sommes versées.
3. Toute réclamation sur l’attribution est formulée par Écrit dans les 8 jours de la communication de l’Emplacement. Passé ce délai, l’attribution est acceptée.
4. L’Exposant se conforme aux instructions d’aménagement, d’entretien et de sécurité, et libère l’Emplacement dans son état initial dans les délais fixés par le Règlement technique. Tout retard de démontage est facturé 500€ par heure entamée, sans préjudice du remboursement des frais réellement exposés par l’Organisateur ou par le gestionnaire du lieu.

Article 9 – Aménagement des stands, sécurité et remise en état

1. Hauteur. Aucune construction, structure ou décoration ne dépasse 3 mètres de hauteur, sauf dérogation écrite et préalable de l’Organisation.
2. Espace aéré. Sur les trois côtés de l’Emplacement exposés aux allées ou aux stands voisins, la part cumulée des parois pleines, occultées ou fermées ne peut excéder 30 % de la superficie total de ces côtés, sauf dérogation écrite et préalable de l’Organisation. Le stand doit rester ouvert et visible depuis les allées.
3. Plans. L’Exposant transmet ses plans de stand, avec hauteurs et parois, au plus tard 30 jours avant la Date d’ouverture. L’Organisateur peut exiger des modifications. Si le stand n’est pas conforme à l’ouverture, l’Exposant se met en conformité immédiatement. À défaut, l’Organisateur peut faire exécuter les travaux nécessaires aux frais de l’Exposant, voire refuser l’ouverture du stand si la sécurité ou l’équité entre exposants l’exige.
4. Sécurité incendie. Bornes d’incendie, dévidoirs, extincteurs, issues et cheminements de secours restent visibles, accessibles et dégagés. Il est interdit de les recouvrir, d’y dérouler un tapis ou une moquette, de les obstruer, de les déplacer ou de dérouler ou manipuler un dévidoir ou une borne sans nécessité. Toute infraction donne lieu à une amende forfaitaire de 250 € par infraction, sans préjudice de la remise en état immédiate, aux frais de l’Exposant, et du remboursement des dégâts causés.
5. Remise en état des sols. À son départ, l’Exposant retire tapis, moquette, adhésifs, matériaux, emballages et déchets. Si un tapis, un revêtement ou tout autre déchet subsiste sur un sol nu après le départ de l’Exposant ou après l’heure limite de démontage, une amende forfaitaire de 350 € est due. Si le coût réel de nettoyage ou d’enlèvement la dépasse, l’Organisateur peut réclamer la différence sur justificatifs.
6. Horaires de montage et montage de nuit. Le montage et le démontage se font aux horaires du Règlement technique. Tout montage de nuit, soit entre 22 h et 06 h, est subordonné à l’autorisation écrite et préalable de l’Organisateur, sous réserve de l’accord du gestionnaire du lieu. Il est facturé 100 € hors TVA par heure entamée.
7. Les amendes et frais de cet article sont des forfaits convenus, exigibles à la facture, payables dans les 15 jours. Ils font l’objet d’un constat écrit, si possible avec photographies, communiqué à l’Exposant.

Article 10 – Produits exposés et sécurité

1. L’Exposant ne présente que des Produits exposés approuvés par l’Organisateur lors de l’acceptation de sa demande. Toute modification importante est soumise à l’accord préalable de l’Organisateur.
2. Sont interdits les produits non conformes à la législation et les matières dangereuses ou nuisibles. Les Produits exposés sont installés de manière sûre, conformément aux réglementations et au Règlement technique.
3. L’Exposant répond des dommages causés par son personnel, son matériel et ses prestataires, et se conforme aux consignes de l’Organisateur et du gestionnaire du lieu.

Article 11 – Services en ligne

L’Organisateur peut suspendre ou restreindre l’accès à ses services numériques en cas de pratique illégale, abusive ou nuisible. L’interruption pour maintenance, force majeure ou injonction administrative ne donne droit à aucune indemnité. L’Exposant garde ses identifiants confidentiels et répond de l’usage qui en est fait.

Article 12 – Propriété intellectuelle et droit à l’image

1. L’Exposant garantit que ses contenus (produits, marques, communications, supports visuels, musiques) ne violent aucun droit de tiers et l’Organisateur contre toute réclamation à ce sujet, dans les limites prévues par la loi.
2. L’Organisateur est titulaire des droits du catalogue officiel et des supports du Salon. L’Exposant l’autorise à reproduire et à communiquer ses nom, logo et description à des fins d’information et de promotion du Salon, pour une durée de 5 ans.
3. L’Organisateur peut réaliser et diffuser des photographies et vidéos du Salon, y compris des stands, à des fins de promotion du Salon. L’Exposant informe son personnel et recueille les accords requis pour les personnes présentes sur son stand, qui peuvent s’opposer à la diffusion de leur image sur demande.

Article 13 – Protection des données personnelles

1. L’Organisateur traite les données personnelles de l’Exposant et de ses représentants en qualité de responsable de traitement, pour la gestion des inscriptions, la facturation, l’organisation et la promotion du Salon, sur la base de l’exécution du contrat, du respect de ses obligations légales et de son intérêt légitime. Elles sont conservées le temps nécessaire à ces finalités et aux obligations légales (comptables notamment).
2. Les personnes concernées disposent des droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation et de portabilité, et peuvent introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Contact : hi@event-wallonia.be. Une politique de confidentialité complète est disponible sur ce site.
3. Pour les données de visiteurs qu’il collecte sur son stand (scan de badges, formulaires), l’Exposant agit en responsable de traitement distinct. Il respecte le RGPD et informe les personnes concernées. Toute base de données communiquée à l’Organisateur doit avoir été collectée et transmise licitement.

Article 14 – Cession, sous-location et partage de stand

L’Exposant ne peut céder son contrat, sous-louer, partager son Emplacement avec un tiers ni présenter les produits d’un tiers sans autorisation écrite et préalable de l’Organisateur, qui peut la conditionner au paiement d’une redevance. Il reste seul responsable envers l’Organisateur.

Article 15 – Conformité légale

L’Exposant respecte toutes les obligations légales applicables à son activité (commerce, sécurité, protection des consommateurs, droit social et fiscal, y compris le respect de la réglementation sur les prestataires étrangers et le détachement). L’Organisateur peut exclure l’Exposant qui y contrevient, aux conditions de l’article 19.

Article 16 – Règlement intérieur

1. Tabac. Fumer, y compris la cigarette électronique, est interdit dans l’enceinte du Salon.
2. Réseaux sans fil. L’utilisation de réseaux Wi-Fi ou de dispositifs radio non autorisés, ou susceptibles de perturber les réseaux du Salon, est interdite. Toute infraction entraîne une pénalité forfaitaire de 950 €, sans préjudice du remboursement des dommages.
3. Invitations et démarchage. L’Exposant ne distribue pas d’invitations gratuites et ne démarche pas hors de son Emplacement sans l’accord de l’Organisateur.
4. Nuisances. Le niveau sonore, les animations et diffusions de musique restent compatibles avec les stands voisins et les consignes de l’Organisateur. L’Exposant s’acquitte des droits d’auteur et droits voisins éventuels.

Article 17 – Assurances

1. L’Exposant souscrit une assurance responsabilité civile couvrant les dommages causés à des tiers, à l’Organisateur et au gestionnaire du lieu, ainsi qu’une assurance « tous risques exposition » couvrant ses Produits exposés, son matériel et son stand (vol, incendie, dégâts des eaux et autres). Il fournit une attestation sur demande.
2. L’Exposant et ses assureurs renoncent à tout recours contre l’Organisateur pour les dommages couverts ou à couvrir par ces assurances, sauf dol ou faute lourde de l’Organisateur.
3. Tout sinistre est déclaré à l’Organisateur immédiatement, et au plus tard dans les 24 heures de sa survenance, puis confirmé par Écrit.

Article 18 – Responsabilité

1. L’Organisateur n’assume pas la garde des Produits exposés, des stands ni du personnel de l’Exposant, qui restent sous sa responsabilité. Il n’est pas responsable de leur perte, vol ou dommage, sauf en cas de dol ou de faute lourde de l’Organisateur ou de ses préposés.
2. Hors dol, faute lourde, dommage corporel ou décès, et hors manquement à une obligation essentielle du contrat, la responsabilité de l’Organisateur est limitée au montant effectivement payé par l’Exposant pour l’édition concernée. L’Organisateur ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, de contrats, d’image, manque à gagner).
3. Rien dans les présentes conditions n’exclut la responsabilité qui ne peut être limitée par la loi.

Article 19 – Exclusion de l’Exposant

1. L’Organisateur peut exclure l’Exposant qui ne respecte pas le contrat, le Règlement technique ou la loi, ou dont le comportement porte atteinte au Salon, après une mise en demeure restée sans effet pendant 24 heures. Aucune mise en demeure n’est nécessaire en cas de danger pour la sécurité ou de manquement grave ou irrémédiable.
2. L’exclusion n’ouvre droit à aucun remboursement ni indemnité. Les sommes versées restent acquises et l’Exposant doit, à titre d’indemnité forfaitaire, le montant prévu à l’article 7 selon la date de l’exclusion, sous déduction des acomptes.
3. L’Organisateur peut résilier le contrat en cas de cessation d’activité, de faillite ou de dissolution de l’Exposant, dans les limites autorisées par le Livre XX du Code de droit économique.

Article 20 – Force majeure

1. Aucune partie n’est responsable de l’inexécution de ses obligations causée par un cas de force majeure au sens du Code civil belge, c’est-à-dire un événement imprévisible et insurmontable, indépendant de sa volonté, tel qu’une décision des autorités, une grève, une mesure sanitaire, une catastrophe naturelle, un acte de terrorisme, l’indisponibilité du lieu pour une cause extérieure ou un conflit social extérieur à l’Organisateur. Elle en informe l’autre partie sans délai.
2. Si la tenue du Salon devient impossible par force majeure, les obligations sont suspendues. Si l’impossibilité est définitive, l’Organisateur reporte les sommes versées sur l’édition suivante. Si l’Exposant refuse ce report par Écrit dans les 30 jours, ces sommes lui sont remboursées, sous déduction des frais engagés non récupérables, justifiés et proportionnels à son Emplacement.
3. L’Exposant qui invoque la force majeure pour ne pas participer la notifie dans les 5 jours de sa survenance, avec justificatifs. Si elle est établie, les sommes versées peuvent être partiellement remboursées mais ne sont pas reportées sur l’édition suivante.

Article 21 – Modification du lieu, de la date ou de la durée, annulation du Salon

1. Modification. L’Organisateur peut déplacer le Salon, en modifier la date ou la durée, ou l’annuler pour un motif sérieux : cas de force majeure, indisponibilité du lieu, décision des autorités, sécurité ou nombre insuffisant d’exposants. Il en informe l’Exposant par Écrit, avec mention des délais et conséquences du présent article.
2. Droit de résiliation de l’Exposant. L’Exposant peut résilier le contrat, sans indemnité : a) si le nouveau lieu est à plus de 170 km du lieu initial ; b) si la nouvelle date est postérieure de plus de 360 jours à la date initiale. Il le notifie par Écrit dans les 15 jours de la notification de l’Organisateur. À défaut, la modification est réputée acceptée. En cas de résiliation, l’Organisateur lui rembourse les sommes versées dans les 30 jours.
3. Annulation par force majeure. L’article 20 s’applique.
4. Annulation par l’Organisateur sans force majeure. L’Exposant obtient le remboursement partiel des sommes versées dans les 30 jours, déduits des frais encourus par l’Organisation et non remboursées. Sauf dol ou faute lourde, il ne peut prétendre à une autre indemnité.

Article 22 – Dispositions générales

1. Documents contractuels et hiérarchie. Le contrat est composé, par ordre de priorité décroissant, de : a) la convention de participation ou l’acceptation écrite signée par l’Organisateur ; b) les présentes conditions ; c) les Tarifs ; d) le Règlement technique ; e) la demande de participation. En cas de contradiction, le document le plus haut dans cette liste prévaut. Le catalogue ou tout document établi par l’Exposant n’a aucune valeur contractuelle.
2. Intégralité. Le contrat remplace tout accord, écrit ou oral, antérieur sur le même objet.
3. Modifications. Toute dérogation ou modification est faite par Écrit signé par l’Organisateur. Le fait de ne pas faire valoir un droit n’emporte pas renonciation.
4. Nullité partielle. La nullité d’une clause n’affecte pas les autres. Elle est remplacée par une clause valide aussi proche que possible de l’intention commune des parties.
5. Preuve et notifications. Les courriels et enregistrements de la plateforme font foi jusqu’à preuve du contraire.

Article 23 – Droit applicable et litiges

1. Le contrat est régi par le droit belge. La langue de référence est le français.
2. En cas de litige, les parties tentent d’abord de le résoudre à l’amiable, par une médiation si l’une d’elles le demande, dans les 30 jours de la notification du différend. Cette étape ne s’applique pas aux mesures urgentes ni au recouvrement de créances.
3. À défaut, les tribunaux de l’arrondissement de Namur sont seuls compétents.

Annexe – Récapitulatif des montants

Objet	Montant	Référence
Majoration à partir du 15 décembre 2026	+ 20 %	Art. 6.2
Frais de correction de facture	30 €	Art. 6.7
Indemnité forfaitaire de retard	10 %, minimum 125 €	Art. 6.8
Indemnité d’annulation	50 % / 75 % / 100 %	Art. 7
Retard de démontage	500 € par heure entamée	Art. 8.4
Montage de nuit	100 € par heure entamée, hors TVA	Art. 9.6
Tapis ou déchets laissés sur sol nu	350 €	Art. 9.5
Borne ou dévidoir incendie recouvert, obstrué ou déroulé	250 € par infraction	Art. 9.4
Wi-Fi non autorisé	950 €	Art. 16.2